SPRAWY ORGANIZACYJNE I PRACOWNICZE

Referat Spraw Organizacyjnych i Pracowniczych podlega bezpośrednio Sekretarzowi.

Do zadań Referatu Spraw Organizacyjnych i Pracowniczych, w szczególności należy:

1) z zakresu spraw pracowniczych i bezpieczeństwa pracy:

• prowadzenie spraw osobowych i akt pracowników Urzędu;
• prowadzenie spraw związanych ze szkoleniem i doskonaleniem zawodowym pracowników Urzędu;
• aktualizacja zakresów czynności poszczególnych stanowisk pracy w porozumieniu z Sekretarzem i kierownikami komórek organizacyjnych;
• prowadzenie spraw rentowych i emerytalnych pracowników Urzędu;
• prowadzenie dokumentacji dotyczącej dyscypliny pracy (lista obecności, karty urlopowe, ewidencja czasu pracy);
• sporządzanie sprawozdań do GUS oraz innych instytucji według obowiązujących przepisów z zakresu zatrudnienia w Urzędzie;
• prowadzenie archiwum akt osobowych byłych pracowników- wystawianie świadectw pracy;
• wystawianie zaświadczeń o zatrudnieniu i legitymacji służbowych;
• prowadzenie ewidencji delegacji służbowych;
• składanie na wezwanie sądu urzędowo poświadczonych dokumentów w celu odtwarzania akt sądowych;
• sporządzanie oraz prowadzenie ewidencji wydanych upoważnień i pełnomocnictw;
• prowadzenie spraw związanych z rekrutacją pracowników oraz spraw związanych ze służbą przygotowawczą pracowników samorządowych;
• sprawdzanie i podpisywanie pod względem merytorycznym dowodów księgowych dotyczących spraw właściwych dla kadr;
• prowadzenie szkoleń wstępnych dla nowo przyjętych pracowników oraz szkoleń okresowych pracowników, w zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy (dalej bhp);
• prowadzenie rejestru szkoleń;
• prowadzenie okresowych kontroli oraz oceny warunków pracy i analizy stanu bezpieczeństwa i higieny pracy;
• opracowywanie oceny ryzyka zawodowego na poszczególnych stanowiskach pracy oraz informowanie pracowników o zagrożeniach występujących na każdym z tych stanowisk;
• prowadzenie procedur wypadkowych oraz rejestru wypadków przy pracy;
• udział w ustalaniu okoliczności i przyczyn wypadków przy pracy oraz w opracowywaniu wniosków wynikających z badania tych przyczyn i okoliczności wypadków, zachorowań na choroby zawodowe, a także kontrola tych wniosków;
• prowadzenie rejestru refundacji okularów korygujących wzrok pracownikom zatrudnionym na stanowiskach wyposażonych
  w monitory ekranowe;
• opracowywanie, w porozumieniu z kierownikami komórek organizacyjnych, szczegółowych instrukcji dotyczących bhp na poszczególnych stanowiskach pracy;
• opracowywanie w porozumieniu z pracodawcą, zasad i norm przydziału środków ochrony indywidualnej, odzieży i obuwia roboczego, środków czystości oraz posiłków i napojów;

2) z zakresu kancelarii ogólnej:

• prowadzenie kancelarii zgodnie z instrukcją kancelaryjną, jednolitym rzeczowym wykazem akt oraz instrukcją w sprawie organizacji
  i zakresu działania archiwów zakładowych;
• udzielanie informacji o strukturze organizacyjnej Urzędu, rodzaju, trybie i miejscu załatwiania spraw w Urzędzie;
• przyjmowanie korespondencji oraz pism składanych bezpośrednio do kancelarii urzędu, sprawdzanie ich kompletności oraz wydawanie potwierdzeń złożenia pisma;
• wysyłanie korespondencji, w tym potwierdzanie wysłania pisma przez złożenie na kopii parafy i odciśnięcie datownika;
• wydawanie interesantom druków i formularzy do załatwienia sprawy oraz udzielanie pomocy przy ich wypełnianiu;
• pomoc osobom niepełnosprawnym w załatwieniu spraw urzędowych;
• rejestracja korespondencji przychodzącej w systemie teleinformatycznym do elektronicznego zarządzania dokumentacją (zwany dalej EZD);
• rozdział korespondencji wraz ze wstępną dekretacją, przesyłek oraz dokumentów zewnętrznych na poszczególne jednostki organizacyjne lub samodzielne stanowiska;
• przekazywanie pism osobom zainteresowanym za pokwitowaniem w dzienniku korespondencji;
• prowadzenie dziennika korespondencji wychodzącej;
• potwierdzanie profilu zaufanego ePUAP;

3) z zakresu spraw organizacyjno-administracyjnych:

• prowadzenie Biuletynu Informacji Publicznej;
• sporządzanie projektów pism na potrzeby Wójta i Sekretarza;
• prowadzenie spraw związanych z przeprowadzaniem na terenie Gminy wyborów i referendów;
• prowadzenie rejestru skarg i wniosków;
• wprowadzanie i przesyłanie do GUS-u sprawozdań z Urzędu;
• odbieranie oraz wysyłanie gminnej poczty internetowej;
• zaopatrywanie pracowników w materiały techniczno-biurowe, odzież ochronną i roboczą, środki czystości, podstawowe środki medyczne oraz rozliczania się z przekazanych materiałów;
• prowadzenie spraw związanych z zaopatrzeniem i gospodarką środkami rzeczowymi przeznaczonymi do wyposażenia miejsc pracy w Urzędzie;
• prowadzenie spraw poligrafii;
• prowadzenie prac związanych z naprawami i konserwacją kserokopiarek;
• obsługa interesantów w zakresie kserowania dokumentów;

4) z zakresu sekretariatu:

• obsługa biurowa Wójta i Zastępców Wójta;
• prowadzenie kalendarza spotkań Wójta i Zastępców Wójta;
• koordynowanie przyjęć interesantów przez Wójta i Zastępców Wójta;
• udzielanie informacji interesantom oraz kierowanie ich do pracowników merytorycznych prowadzących przedmiotowe sprawy;
• obsługa spotkań i narad organizowanych przez Wójta w siedzibie Urzędu;
• zamawianie pieczęci i prowadzenie ich rejestru oraz zamawianie wizytówek;
• prenumerata czasopism dla pracowników Urzędu;
• sprawdzenie i podpisywanie pod względem merytorycznym dowodów księgowych w zakresie swoich obowiązków;

5) z zakresu obsługi:

• utrzymywanie czystości w pomieszczeniach Urzędu;
• konserwacja i wykonywanie drobnych napraw wyposażenia Urzędu;
• utrzymywanie porządku wokół budynku Urzędu;
• zapewnienie obsługi transportowej dla pracowników Urzędu przy wykonywaniu obowiązków służbowych;
• prowadzenie i rozliczanie kart drogowych

6) z zakresu archiwum zakładowego:

• przyjmowanie do archiwum zakładowego uporządkowanej dokumentacji niearchiwalnej i materiałów archiwalnych z komórek organizacyjnych oraz współpraca z nimi w tym zakresie;
• opracowanie przyjętej dokumentacji, prowadzenie ewidencji oraz przechowywanie i jej zabezpieczenie;
• udostępnianie akt osobom upoważnionym;
• inicjowanie brakowania dokumentacji niearchiwalnej (akt kat. B), udział w jej komisyjnym brakowaniu oraz przekazywanie wybrakowanej dokumentacji na makulaturę, po uzyskaniu zezwolenia z Archiwum Państwowego;
• przekazywanie materiałów archiwalnych do archiwum państwowego;
• dbanie o czystość i bezpieczeństwo archiwum zakładowego, a w szczególności zabezpieczenie dokumentacji przed pożarem, wilgocią i mechanicznym zniszczeniem;
• sporządzanie rocznego sprawozdania (ilościowego zestawienia przejętej dokumentacji z komórek organizacyjnych, w podziale na kategorie A i B, materiałów archiwalnych przekazanych do archiwum państwowego, dokumentacji udostępnionej i wypożyczonej, dokumentacji niearchiwalnej wybrakowanej i przekazanej na makulaturę);
• przekazywanie sprawozdania do wiadomości do Archiwum Państwowego w terminie do dnia 31 marca roku następnego po roku sprawozdawczym;

7) z zakresu zadań informatyki:

• analiza potrzeb informatycznych Urzędu;
• bieżący nadzór nad funkcjonowaniem sieci komputerowej oraz sprzętu komputerowego i łączności telefonicznej w Urzędzie;
• przygotowywanie pod względem merytorycznym przetargów dotyczących zakupów inwestycyjnych związanych z komputeryzacją Urzędu;
• bieżący nadzór nad przebiegiem zakupów związanych z komputeryzacją i łącznością telefoniczną Urzędu;
• dobór i zakup sprzętu komputerowego i oprogramowania oraz sprzętu łączności telefonicznej i innych materiałów potrzebnych do eksploatacji tych urządzeń;
• bieżąca współpraca z gwarantami oraz serwisantami infrastruktury komputerowej;
• nadzór i kontrola nad procesem wdrożenia i funkcjonowania systemu informatycznego (w tym oprogramowania);
• opracowywanie propozycji do planów finansowych w zakresie działania, występowanie z wnioskami dotyczącymi unowocześniania infrastruktury komputerowej;
• administrowanie serwerami i zainstalowanym na nich oprogramowaniem;
• sporządzanie kopii zapasowych baz danych;
• prowadzenie rejestru używanych w urzędzie programów komputerowych i ważności licencji;
• prowadzenie ewidencji wyposażenia poszczególnych stanowisk w sprzęt teleinformatyczny i bieżące jej aktualizowanie;
• monitorowanie konserwacji i aktualizacja istniejącego oprogramowania we współpracy z autorem oprogramowania;
• konserwacja zasobów danych;
• inicjowanie nowych rozwiązań teleinformatycznych;
• prowadzenie spraw związanych z bezpieczeństwem danych osobowych (przetwarzanie danych) w systemie informatycznym zgodnie z przepisami o ochronie danych osobowych i Polityki bezpieczeństwa danych osobowych oraz Instrukcji zarządzania systemem informatycznym służącym do przetwarzania danych osobowych Urzędu Gminy Lesznowola;
• przyjmowanie zgłoszeń o uszkodzeniach aparatów telefonicznych;

8) z zakresu stanowiska do spraw obrony cywilnej (dalej zwane OC) i zarządzania kryzysowego:

• planowanie działań w zakresie obrony cywilnej na obszarze Gminy;
• przygotowywanie i aktualizacja planów w zakresie realizacji zadań obrony cywilnej;
• przygotowywanie i aktualizacja planów zarządzania kryzysowego;
• przygotowywanie procedur działania w czasie wystąpienia zagrożeń i klęsk żywiołowych;
• przygotowywanie struktur uruchamiania w sytuacjach kryzysowych;
• przygotowywanie i utrzymywanie zasobów niezbędnych do wykonania zadań ujętych w planie zarządzania kryzysowego;
• przygotowywanie rozwiązań na wypadek zniszczenia lub zakłócenia funkcjonowania infrastruktury krytycznej;
• tworzenie i przygotowanie do działania formacji obrony cywilnej;
• prowadzenie czynności i dokumentacji związanych z funkcjonowaniem Gminnego Zespołu Zarządzania Kryzysowego;
• organizowanie szkoleń i ćwiczeń obrony cywilnej oraz zarządzania kryzysowego;
• nadzorowanie, przygotowanie i zapewnienie działania systemu powszechnego ostrzegania i alarmowania oraz systemu wykrywania skażeń;
• organizacja ewakuacji ludności;
• opracowanie i aktualizacja gminnego planu ochrony zabytków na wypadek konfliktu zbrojnego i sytuacji kryzysowych;
• planowanie potrzeb środków finansowych i materiałowych do zapewnienia realizacji zadań z zakresu obrony cywilnej i zarządzania kryzysowego;
• prowadzenie magazynu sprzętu OC, oraz stosownej dokumentacji;
• współpraca przy opracowywaniu i aktualizacji dokumentacji Stałego Dyżuru;
• prowadzenie spraw związanych z przyjęciem i rozliczaniem skazanych prawomocnym wyrokiem, skierowanych przez sąd do prac społecznie użytecznych oraz osób skierowanych przez urząd pracy, do prac społecznie użytecznych; 
• prowadzenie spraw z zakresu porządku publicznego, w tym wydawanie zezwoleń na organizowanie zgromadzeń publicznych
  i imprez masowych na terenie Gminy oraz nadzór nad ich przebiegiem;

9) z zakresu stanowiska do spraw obronności i spraw wojskowych:

• planowanie i realizacja zadań z zakresu pozamilitarnych przygotowań obronnych;
• planowanie funkcjonowania gminy w warunkach kryzysu i w czasie wojny;
• planowanie przedsięwzięć zapewniających wykonywanie zadań w wyższych stanach gotowości obronnej;
• planowanie i realizacja działań dla potrzeb natychmiastowego uzupełnienia sił zbrojnych;
• prowadzenie spraw związanych z planowaniem i realizacją świadczeń rzeczowych i osobistych na rzecz obrony kraju;
• prowadzenie spraw związanych z reklamowaniem z urzędu i na wniosek żołnierzy rezerwy;
• rejestracja przedpoborowych na potrzeby kwalifikacji wojskowej;
• przygotowanie i przeprowadzenie kwalifikacji wojskowej;
• prowadzenie spraw związanych z orzekaniem poborowych i żołnierzy odbywających służbę za posiadających na wyłącznym utrzymaniu członków rodziny lub sprawujących bezpośrednią opiekę nad nimi;
• prowadzenie spraw związanych z rekompensatami utraconych wynagrodzeń żołnierzy rezerwy, którzy odbyli ćwiczenia wojskowe;
• współpraca z terenowymi organami administracji wojskowej;
• prowadzenie rejestrów wymaganych przez organy administracji wojskowej;
• opracowywanie rocznych wytycznych oraz planu zasadniczych zamierzeń w zakresie wykonywania zadań obronnych;
• opracowywanie planów i programów szkolenia obronnego, a także organizowanie szkolenia i prowadzenia dokumentacji szkoleniowej;
• opracowywanie i aktualizacja planu przygotowań służby zdrowia gminy na potrzeby obronne;
• opracowanie projektu regulaminu organizacyjnego Urzędu Gminy Lesznowola na czas wojny oraz projektu zarządzenia wójta wprowadzającego wymieniony regulamin w życie;
• opracowanie i aktualizacja dokumentacji Stałego Dyżuru;
• opracowywanie dokumentacji oraz realizowanie innych przedsięwzięć przygotowawczych do prowadzenia Akcji Kurierskiej;
• organizowanie i sprawowanie opieki przy współpracy z komórkami organizacyjnymi i gminnymi jednostkami organizacyjnymi nad grobami i cmentarzami wojennymi;
• realizacja zadań na rzecz wojsk sojuszniczych wynikających z obowiązków państwa – gospodarza (HNS).