1. Referat Spraw Organizacyjnych i Pracowniczych podlega bezpośrednio Sekretarzowi.
2. Do zadań Referatu Spraw Organizacyjnych i Pracowniczych, w szczególności należy:
1) z zakresu spraw pracowniczych oraz bezpieczeństwa i higieny pracy:
a) prowadzenie spraw osobowych w zakresie nawiązywania, zmiany i rozwiązywania stosunku pracy;
b) prowadzenie akt osobowych pracowników;
c) prowadzenie spraw związanych ze szkoleniem i doskonaleniem zawodowym pracowników;
d) aktualizacja zakresów uprawnień, obowiązków i odpowiedzialności poszczególnych stanowisk pracy w porozumieniu z Sekretarzem i kierownikami komórek organizacyjnych;
e) prowadzenie spraw dotyczących dyscypliny pracy, w tym: list obecności, kart urlopowych, ewidencji czasu pracy, elektronicznego rejestratora czasu pracy;
f) prowadzenie i bieżąca obsługa pracowniczych planów kapitałowych;
g) sporządzanie sprawozdań do GUS oraz innych instytucji według obowiązujących przepisów z zakresu zatrudnienia w Urzędzie;
h) wystawianie zaświadczeń o zatrudnieniu, legitymacji służbowych oraz świadectw pracy;
i) prowadzenie ewidencji delegacji służbowych;
j) składanie na wezwanie sądu urzędowo poświadczonych dokumentów w celu odtwarzania akt sądowych;
k) sporządzanie oraz prowadzenie ewidencji wydanych upoważnień i pełnomocnictw;
l) prowadzenie spraw związanych z rekrutacją pracowników oraz spraw związanych ze służbą przygotowawczą pracowników samorządowych;
m) sprawdzanie i podpisywanie pod względem merytorycznym dowodów księgowych dotyczących spraw właściwych dla kadr;
n) prowadzenie szkoleń wstępnych dla nowo przyjętych pracowników oraz szkoleń okresowych pracowników, w zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy (dalej bhp);
o) prowadzenie rejestru szkoleń;
p) prowadzenie okresowych kontroli oraz oceny warunków pracy i analizy stanu bhp;
q) opracowywanie oceny ryzyka zawodowego na poszczególnych stanowiskach pracy oraz informowanie pracowników o zagrożeniach występujących na każdym z tych stanowisk;
r) prowadzenie procedur wypadkowych oraz rejestru wypadków przy pracy;
s) udział w ustalaniu okoliczności i przyczyn wypadków przy pracy oraz w opracowywaniu wniosków wynikających z badania tych przyczyn i okoliczności wypadków, zachorowań na choroby zawodowe, a także kontrola tych wniosków;
t) prowadzenie rejestru refundacji okularów korygujących wzrok pracownikom zatrudnionym na stanowiskach wyposażonych w monitory ekranowe;
u) opracowywanie, w porozumieniu z kierownikami komórek organizacyjnych, szczegółowych instrukcji dotyczących bhp na poszczególnych stanowiskach pracy;
v) opracowywanie zasad i norm przydziału środków ochrony indywidualnej, odzieży i obuwia roboczego, środków czystości oraz posiłków i napojów;
2) z zakresu składania i analizowania oświadczeń majątkowych:
a) przyjmowanie i analiza formalna danych zawartych w oświadczeniu majątkowym;
b) sprawdzanie kompletności, prawidłowości sporządzenia oświadczenia majątkowego oraz żądanie wyjaśnień i uzupełnień co do złożonych oświadczeń i podanych informacji;
c) przekazywanie oświadczeń majątkowych do właściwego urzędu skarbowego;
d) przygotowanie i przekazanie oświadczeń majątkowych do publikacji w BIP;
e) przechowywanie oświadczeń majątkowych;
f) przygotowanie projektu informacji w sprawie oświadczeń majątkowych dla Rady;
3) z zakresu kancelarii ogólnej:
a) prowadzenie kancelarii zgodnie z instrukcją kancelaryjną, jednolitym rzeczowym wykazem akt oraz instrukcją w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych;
b) udzielanie informacji o strukturze organizacyjnej Urzędu, rodzaju, trybie i miejscu załatwiania spraw w Urzędzie;
c) przyjmowanie korespondencji oraz pism składanych bezpośrednio do kancelarii Urzędu, sprawdzanie ich kompletności oraz wydawanie potwierdzeń złożenia pisma;
d) wysyłanie korespondencji, w tym potwierdzanie wysłania pisma przez złożenie na kopii parafy i odciśnięcie datownika;
e) wydawanie interesantom druków i formularzy do załatwienia sprawy oraz udzielanie pomocy przy ich wypełnianiu;
f) pomoc osobom niepełnosprawnym w załatwieniu spraw urzędowych;
g) rejestracja korespondencji przychodzącej w systemie EZD;
h) rozdział korespondencji wraz ze wstępną dekretacją, przesyłek oraz dokumentów zewnętrznych na poszczególne jednostki organizacyjne lub samodzielne stanowiska;
i) przekazywanie pism osobom zainteresowanym za pokwitowaniem w dzienniku korespondencji;
j) prowadzenie dziennika korespondencji wychodzącej;
k) potwierdzanie profilu zaufanego ePUAP;
4) z zakresu spraw organizacyjno-administracyjnych:
a) koordynacja zadań związanych z dostępem do informacji publicznej, w tym przygotowanie projektów odpowiedzi w sprawie informacji publicznej udostępnianej na wniosek;
b) koordynacja zadań związanych z realizacją obowiązków wynikających z Dyrektywy Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2019/1937 z dnia 23 października 2019 r. w sprawie ochrony osób zgłaszających naruszenia prawa Unii;
c) sporządzanie projektów pism na potrzeby Wójta i Sekretarza;
d) prowadzenie spraw związanych z przeprowadzaniem na terenie Gminy wyborów (prezydenckich, parlamentarnych, europejskich, samorządowych oraz ławników do sądów powszechnych) i referendów;
e) opracowywanie przy udziale merytorycznych komórek organizacyjnych, wprowadzanie i przesyłanie do GUS-u sprawozdań z Urzędu;
f) odbieranie oraz wysyłanie gminnej poczty internetowej;
g) zaopatrywanie pracowników w materiały techniczno – biurowe, odzież ochronną i roboczą, środki czystości, podstawowe środki medyczne oraz rozliczania się z przekazanych materiałów;
h) prowadzenie spraw związanych z zaopatrzeniem i gospodarką środkami rzeczowymi przeznaczonymi do wyposażenia miejsc pracy w Urzędzie;
i) prowadzenie spraw poligrafii;
j) prowadzenie prac związanych z naprawami i konserwacją kserokopiarek;
k) obsługa interesantów w zakresie kserowania dokumentów;
l) prowadzenie ewidencji ilościowej mienia gminnego;
m) prowadzenie rejestru instytucji kultury Gminy Lesznowola;
5) z zakresu sekretariatu:
a) obsługa biurowa Wójta i Zastępców Wójta;
b) prowadzenie kalendarza spotkań Wójta i Zastępców Wójta;
c) koordynowanie przyjęć interesantów przez Wójta i Zastępców Wójta;
d) udzielanie informacji interesantom oraz kierowanie ich do pracowników merytorycznych prowadzących przedmiotowe sprawy;
e) obsługa spotkań i narad organizowanych przez Wójta w siedzibie Urzędu;
f) zamawianie pieczęci i prowadzenie ich rejestru oraz zamawianie wizytówek;
g) prenumerata czasopism dla pracowników Urzędu;
h) sprawdzenie i podpisywanie pod względem merytorycznym dowodów księgowych w zakresie swoich obowiązków;
6) z zakresu obsługi:
a) utrzymywanie czystości w pomieszczeniach Urzędu;
b) konserwacja i wykonywanie drobnych napraw wyposażenia Urzędu;
c) utrzymywanie porządku wokół budynku Urzędu;
d) zapewnienie obsługi transportowej dla pracowników Urzędu przy wykonywaniu obowiązków służbowych;
e) prowadzenie i rozliczanie kart drogowych;
7) z zakresu archiwum zakładowego:
a) przyjmowanie do archiwum zakładowego uporządkowanej dokumentacji niearchiwalnej i materiałów archiwalnych z komórek organizacyjnych oraz współpraca z nimi w tym zakresie;
b) opracowanie przyjętej dokumentacji, prowadzenie ewidencji oraz przechowywanie i jej zabezpieczenie;
c) udostępnianie akt osobom upoważnionym;
d) inicjowanie brakowania dokumentacji niearchiwalnej (akt kat.B), udział w jej komisyjnym brakowaniu oraz przekazywanie wybrakowanej dokumentacji na makulaturę, po uzyskaniu zezwolenia z Archiwum Państwowego;
e) przekazywanie materiałów archiwalnych do Archiwum Państwowego;
f) dbanie o czystość i bezpieczeństwo archiwum zakładowego, a w szczególności zabezpieczenie dokumentacji przed pożarem, wilgocią i mechanicznym zniszczeniem;
g) sporządzanie rocznego sprawozdania (ilościowego zestawienia przejętej dokumentacji z komórek organizacyjnych, w podziale na kategorie A i B, materiałów archiwalnych przekazanych do archiwum państwowego, dokumentacji udostępnionej i wypożyczonej, dokumentacji niearchiwalnej wybrakowanej i przekazanej na makulaturę);
h) przekazywanie sprawozdania do wiadomości do Archiwum Państwowego w terminie do dnia 31 marca roku następnego po roku sprawozdawczym;
8) z zakresu zadań informatyki:
a) analiza potrzeb informatycznych Urzędu;
b) bieżący nadzór nad funkcjonowaniem sieci komputerowej oraz sprzętu komputerowego i łączności telefonicznej w Urzędzie;
c) realizacja obowiązków wynikających z Systemu Zarządzania Bezpieczeństwem Informacji w Urzędzie Gminy Lesznowola, ze szczególnym uwzględnieniem zapewnienia poufności, dostępności i integralności informacji;
d) prowadzenie spraw związanych z bezpieczeństwem danych osobowych (przetwarzanie danych) w systemie informatycznym zgodnie z przepisami o ochronie danych osobowych i „Polityki bezpieczeństwa danych osobowych Urzędu Gminy Lesznowola” oraz „Instrukcji zarządzania systemem informatycznym służącym do przetwarzania danych osobowych Urzędu Gminy Lesznowola”;
e) przygotowywanie pod względem merytorycznym, postępowań o udzielenie zamówień publicznych, dotyczących zakupów inwestycyjnych związanych z komputeryzacją Urzędu;
f) bieżący nadzór nad przebiegiem zakupów związanych z komputeryzacją i łącznością telefoniczną Urzędu;
g) dobór i zakup sprzętu komputerowego i oprogramowania oraz sprzętu łączności telefonicznej i innych materiałów potrzebnych do eksploatacji tych urządzeń;
h) bieżąca współpraca z gwarantami oraz serwisantami infrastruktury komputerowej;
i) nadzór i kontrola nad procesem wdrożenia i funkcjonowania systemu informatycznego (w tym oprogramowania);
j) opracowywanie propozycji do planów finansowych w zakresie działania, występowanie z wnioskami dotyczącymi unowocześniania infrastruktury komputerowej;
k) administrowanie serwerami i zainstalowanym na nich oprogramowaniem;
l) sporządzanie kopii zapasowych baz danych;
m) prowadzenie rejestru używanych w Urzędzie programów komputerowych i ważności licencji;
n) prowadzenie ewidencji wyposażenia poszczególnych stanowisk w sprzęt teleinformatyczny i bieżące jej aktualizowanie;
o) monitorowanie konserwacji i aktualizacja istniejącego oprogramowania we współpracy z autorem oprogramowania;
p) konserwacja zasobów danych;
q) inicjowanie nowych rozwiązań teleinformatycznych;
r) utrzymywanie kontaktów z podmiotami krajowego systemu cyberbezpieczeństwa w zakresie zadań publicznych zależnych od systemów informacyjnych;
s) przyjmowanie zgłoszeń o uszkodzeniach aparatów telefonicznych;
9) z zakresu stanowiska do spraw zarządzania kryzysowego:
a) przygotowywanie i aktualizacja planów zarządzania kryzysowego;
b) przygotowywanie procedur działania w czasie wystąpienia zagrożeń i klęsk żywiołowych;
c) przygotowywanie struktur uruchamiania w sytuacjach kryzysowych;
d) przygotowywanie i utrzymywanie zasobów niezbędnych do wykonania zadań ujętych w planie zarządzania kryzysowego;
e) współpraca z operatorami infrastruktury krytycznej w zakresie oceny zagrożeń, ochrony i odtwarzania obiektów tej infrastruktury;
f) prowadzenie czynności i dokumentacji związanych z funkcjonowaniem Gminnego Zespołu Zarządzania Kryzysowego;
g) organizowanie szkoleń i ćwiczeń z zakresu zarządzania kryzysowego;
h) nadzorowanie, przygotowanie i zapewnienie działania systemu powszechnego ostrzegania i alarmowania oraz systemu wykrywania skażeń;
i) organizacja ewakuacji ludności;
j) opracowanie i aktualizacja gminnego planu ochrony zabytków na wypadek konfliktu zbrojnego i sytuacji kryzysowych;
k) planowanie potrzeb środków finansowych i materiałowych do zapewnienia realizacji zadań z zakresu zarządzania kryzysowego;
l) współpraca przy opracowywaniu i aktualizacji dokumentacji Stałego Dyżuru;
m) obsługa Gminnego Systemu Powiadamiania SMS w odniesieniu do komunikatów z zakresu zarządzania kryzysowego;
n) prowadzenie spraw z zakresu porządku publicznego, w tym wydawanie zezwoleń na organizowanie zgromadzeń publicznych i imprez masowych na terenie Gminy oraz nadzór nad ich przebiegiem;
10) z zakresu stanowiska do spraw obronności i spraw wojskowych:
a) planowanie i realizacja zadań z zakresu pozamilitarnych przygotowań obronnych;
b) planowanie funkcjonowania Gminy w warunkach kryzysu i w czasie wojny;
c) planowanie przedsięwzięć zapewniających wykonywanie zadań w wyższych stanach gotowości obronnej;
d) planowanie i realizacja działań dla potrzeb natychmiastowego uzupełnienia sił zbrojnych;
e) prowadzenie spraw związanych z planowaniem i realizacją świadczeń rzeczowych i osobistych na rzecz obrony kraju;
f) prowadzenie spraw związanych z wyłączeniem osób z obowiązku pełnienia służby wojskowej;
g) rejestracja przedpoborowych na potrzeby założenia ewidencji wojskowej i kwalifikacji wojskowej;
h) przygotowanie i przeprowadzenie kwalifikacji wojskowej;
i) prowadzenie spraw związanych z orzekaniem poborowych i żołnierzy odbywających służbę za posiadających na wyłącznym utrzymaniu członków rodziny lub sprawujących bezpośrednią opiekę nad nimi;
j) współpraca z terenowymi organami administracji wojskowej;
k) prowadzenie rejestrów wymaganych przez organy administracji wojskowej;
l) opracowywanie rocznych wytycznych oraz planu zasadniczych zamierzeń w zakresie wykonywania zadań obronnych;
m) opracowywanie planów i programów szkolenia obronnego, a także organizowanie szkolenia i prowadzenia dokumentacji szkoleniowej;
n) opracowywanie i aktualizacja ”Planu przygotowania podmiotów leczniczych Gminy Lesznowola na potrzeby obronne państwa”;
o) opracowanie „Regulaminu organizacyjnego Urzędu Gminy Lesznowola w warunkach zewnętrznego zagrożenia bezpieczeństwa państwa i w czasie wojny” oraz projektu zarządzenia Wójta wprowadzającego wymieniony regulamin w życie;
p) opracowanie i aktualizacja dokumentacji Stałego Dyżuru;
q) opracowywanie dokumentacji oraz realizowanie innych przedsięwzięć przygotowawczych do prowadzenia Akcji Kurierskiej;
r) organizowanie i sprawowanie opieki, przy współpracy z komórkami organizacyjnymi i gminnymi jednostkami organizacyjnymi, nad grobami i cmentarzami wojennymi;
s) realizacja zadań na rzecz wojsk sojuszniczych wynikających z obowiązków państwa – gospodarza (HNS);
11) z zakresu prowadzenia kancelarii niejawnej:
a) przyjmowanie, przetwarzanie, rejestrowanie, przechowywanie i wysyłanie dokumentów i materiałów niejawnych;
b) prowadzenie w wersji papierowej urządzeń ewidencyjnych wg wzorów określonych w obowiązujących przepisach;
c) sprawowanie bezpośredniego nadzoru nad obiegiem materiałów niejawnych w urzędzie;
d) udostępnianie i wydawanie materiałów niejawnych osobom do tego uprawnionym, które zapewniają odpowiednie warunki do ich przechowywania, a w przypadku braku takich warunków umożliwienie pracy na dokumentach w pomieszczeniu kancelarii niejawnej;
e) przekazywanie i odbieranie korespondencji niejawnej/materiałów niejawnych Wójtowi, w tym przesyłek oznaczonych „do rąk własnych” (oraz osobom upoważnionym do przetwarzania informacji niejawnych, zastępującym Wójta);
f) prowadzenie bieżącej kontroli właściwego oznaczania materiałów i ich rejestracji przez wykonawców;
g) dbałość o właściwe zabezpieczenie szaf/y i pomieszczenia kancelarii niejawnej;
h) bieżące prowadzenie kontroli stanu ewidencji materiałów i obiegu dokumentów niejawnych;
i) niezwłoczne zgłaszanie, wszelkich przypadków naruszenia zasad ochrony informacji niejawnych pełnomocnikowi ds. ochrony informacji niejawnych;
j) prowadzenie archiwizacji dokumentów niejawnych.